Pages

tata persuratan


Biodata Profil

Nama                    : Aang Susbijantara Faizar, S.Sos
NIP                         : 197507152007011021
Alamat                  : Jl. Manggis No.7 RT. 02 Muara Teweh (Depot IFA)
No Telp                                : 0519-22217


A. Pengertian Prosedur, Pengelolaan, Surat Masuk dan Surat Keluar
1. Prosedur
Menurut Moekiyat (1984 : 194) Prosedur adalah serangkaian tugas yang saling berhubungan, yang merupakan urutan menurut waktu dan cara tertentu untuk melaksanakan pekerjaan yang harus diselesaikan, prosedur merupakan rencana yang penting dalam tiap bagian perusahaan.
2. Pengelolaan
Proses melakukan kegiatan tertentu dengan menggunakan tenaga orang lain, pengelolaan berarti menyelenggarakan, mengelola berarti mengurus perusahaan atau pemerintah. (Poerwodarminto,1998:409)
3. Surat Masuk
Surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain maupun dari perorangan, baik yang diterima melalui pos (kantor pos) maupun yang diterima dari kurir (pengiriman surat) dengan mempergunakan buku pengiriman (ekspedisi). (Wursanto,1991: 108)
4. Surat Keluar
Surat keluar adalah segala komunikasi tertulis yang diterima oleh suatu badan usaha dari instansi lain atau perorangan (Wursanto,1991 : 144).
Dari pendapat para ahli tersebut penulis mengambil kesimpulan bahwa prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar adalah pekerjaan surat menyurat yang harus dilakukan secara tertata dan berurutan dengan kegiatan yang utama yaitu mengelola, mengatur, dan mengurus surat menyurat agar dapat memperlancar administrasi instansi tersebut.

B. Pengertian Surat Menyurat
1.            Drs. Ig. Wursanto (1991:12) dalam bukunya “Kearsipan 1” menyatakan bahwa surat adalah suatu alat penyampaian informasi atau keteranganketerangan (keputusan, pernyataan, pemberitahuan, permintaan dan sebagainya), secara tertulis dari satu pihak kepada pihak lain.
2.            Surat menurut A.S Fawzi dalam bukunya “Pelajaran Korespondensi Dagang” (Barthos,2000:22) adalah alat bagi kita untuk menyampaikan berita, menyampaikan sesuatu perasan, memanjakan sesuatu hal atau meminta sesuatu barang kepada orang lain.
3.            Surat juga disebut warkat. Menurut The Liang Gie, warkat adalah setiap catatan tertulis / bergambar yang memuat keterangan mengenai sesuatu atau peristiwa yang dibuat orang untuk membantu ingatannya.
4.            Surat menurut S. Hidajat dalam bukunya “Pembimbing Administrasi dan Surat-menyurat” (Barthos,2000:22) Surat ialah kertas sehelai atau lebih dimana dituliskan suatu pernyataan atau berita atau sesuatu yang hendak orang nyatakan, beritakan atau dinyatakan kepada orang lain.
Dari beberapa pendapat para ahli diatas penulis dapat menyimpulkan bahwa surat menyurat adalah kegiatan menyampaikan informasi, berita, atau warta dengan mempergunakan alat atau sarana komunikasi secara tertulis yaitu mempergunakan selembar kertas yang ditujukan kepada instansi maupun orang lain.

C. Fungsi Surat Menyurat
Surat berfungsi sebagai sarana komunikasi dan alat penyampaian pesan, surat terutama surat resmi juga berfungsi sebagai :
1. Wakil dari penulis atau pengirim
2. Pedoman dalam mengambil tindak lanjut
3. Alat pengingat atau berpikir
4. Media Alat bukti Duta komunikasi
5. Alat tata usaha, dan
6. Pengukur maju mundurnya aktifitas suatu usaha
(Barthos, 2003: 36).
Dalam lingkup surat menyurat, surat memiliki fungsi sebagai piranti tata usaha, pengukur maju mundurnya suatu kegiatan usaha, media komunikasi yang bersifat tertulis dan juga menjadi alat bukti tertulis.
D. Jenis – jenis Surat
Dalam kehidupan sehari-hari terdapat bermacam-macam jenis surat, surat yang beredar baik wujud, isi, tujuan, cara penyampaian, golongan pengiriman dan sebagainya. Menurut sifat, isi, dan asalnya, surat dapat digolongkan :
1. Surat Pribadi yang isinya bersifat kekeluargaan, persahabatan, dan perkenalan.
2. Surat setengah resmi, misalnya surat lamaran pekerjaan.
3. Surat Dinas.
Surat Dinas yaitu surat yang dikeluarkan oleh suatu Badan atau lembaga baik pemerintah maupun swasta dan ditandatangani oleh pejabat atau yang mewakili disebut surat dinas. Surat Dinas berisi masalah yang menyangkut masalah dinas dan dibuat untuk memecahkan masalah dinas pula. Berbeda dengan surat prive atau perorangan. (Djanewar,1994 : 35).
Jenis-jenis surat menurut (Barthos, Basir 2003:38) adalah surat berdasarkan wujud, tujuan, sifat isi dan asal, jumlah penerima, keamanan isi, urgensi penyelesaiannya, prosedur pengurusannya dan jangkauannya adalah sebagai berikut :
1. Surat menurut wujudnya digolongkan menjadi:
a. Kartu Pos
Kartu pos adalah wujud surat terbuka yang terbuat dari karton berukuran 10x15 cm. Kartu pos dipergunakan untuk menyampaikan berita pendek yang isinya dapat diketahui orang lain.
b. Warkat Pos
Warkat pos ialah wujud surat tertutup yang terbuat dari sehelai kertas yang telah dicetak, dapat dilipat seperti amplop. Warkat pos digunakan untuk menyampaikan berita pendek yang isinya dapat diketahui orang lain.
c. Surat Bersampul
Surat bersampul ialah wujud surat tertutup yang memakai sampul.
Surat bersampul dipergunakan untuk :
1) Menyampaikan berita yang isinya tidak dapat diketahui orang lain.
2) Mengirim berita yang isinya lebih panjang daripada warkat pos, dan lebih menghormati pihak yang kita kirimi surat.

d. Memorandum dan Nota
Memorandum adalah surat yang berisi catatan singkat tentang pokok-pokok persoalan. Memo dibuat oleh atasan untuk bawahan atau sebaliknya.
Nota adalah surat yang hanya dibuat oleh atasan untuk bawahannya.
Pada dasarnya isi nota sama dengan isi surat dinas, hanya lebih ringkas tetapi jelas.
e. Telegram
Telegram adalah surat yang susunannya ringkas dan jelas dengan bahasa yang jelas dan memuat berita-berita yang penting saja yang dituliskan, dan penulisan nya menggunakan huruf morse.
2. Menurut sifat isi dan asalnya surat digolongkan menjadi:
a. Surat Dinas
Surat dinas ialah surat yang berisi masalah kedinasan atau administrasi pemerintah. Surat Dinas dibuat oleh instansi pemerintah dan dikirim kepada semua pihak yang memiliki hubungan dengan instansi tersebut.
Karena surat dinas sifatnya resmi, maka surat tersebut harus ditulis dengan menggunakan bahasa ragam resmi. Contoh surat dinas diantaranya adalah surat keputusan, instruksi, surat tugas, surat edaran, surat panggilan, nota dinas, pengumuman dan surat undangan rapat dinas.
b. Surat Niaga
Surat niaga adalah surat yang berisi masalah perniagaan. Surat niaga dibuat oleh suatu perusahaan yang ditujukan kepada semua pihak.
Contoh surat niaga di antaranya: surat pesanan, surat tagihan, surat permohonan lelang dan periklanan.
c. Surat Pribadi.
Surat pribadi ialah surat yang berisi masalah pribadi yang ditujukan kepada keluarga, teman atau kenalan. Karena surat pribadi sifatnya akrab dan santai, maka menggunakan bahasa yang digunakan adalah santai dan luwes untuk menambah rasa kekeluargaan atau persahabatan.
3. Menurut keamanan isinya surat digolongkan menjadi:
a. Surat Sangat Rahasia
Surat sangat rahasia adalah surat yang berisi dokumen atau naskah yang sangat penting yang berhubungan dengan rahasia keamanan negara ataupun rahasia pribadi seseorang.
b. Surat Rahasia
Surat rahasia ialah surat yang berisi dokumen penting yang hanya diketahui oleh pejabat yang berhak menerimanya.
c. Surat Biasa
Surat biasa ialah surat yang berisi masalah umum dan biasa, bukan rahasia, yang bila diketahui oleh orang lain tidak merugikan lembaga atau pejabat yang bersangkutan.
4. Menurut urgensi penyelesaiannya surat digolongkan menjadi:
a. Surat Sangat Segera (kilat)
Surat sangat segera (kilat) adalah surat yang isinya harus sesegera mungkin diketahui oleh penerima surat dan harus sesegera mungkin diselesaikan atau ditanggapi. Penyelesaian surat ini harus lebih diprioritaskan dari pada surat-surat lainnya. Jadi, surat sangat segera harus diutamakan penyelesaiannya.
b. Surat Segera
Surat segera adalah surat yang harus segera diketahui dan ditanggapi. Penyelesaian surat ini tidak harus dilakukan pada kesempatan pertama tetapi disesuaikan dengan pedoman yang berlaku pada instansi yang bersangkutan.
c. Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang isinya tidak harus segera diketahui dan ditanggapi. Meskipun demikian, surat yang diterima harus segera dibalas agar komunikasi dapat berjalan lancar.
5. Menurut prosedur pengurusannya digolongkan menjadi:
a. Surat Masuk
Surat masuk adalah suatu alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau informasi dari satu pihak kepada pihak lain.
b. Surat Keluar
Surat keluar ialah surat yang lengkap (bertanggal, bernomor, berstempel dan telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang) yang dibuat oleh suatu instansi atau lembaga lain.
6. Menurut jangkauannya digolongkan menjadi:
a. Surat Intern
Surat Intern ialah surat yang hanya digunakan untuk berkomunikasi dalam suatu kantor atau instansi yang bersangkutan.
b. Surat Ekstern
Surat ekstern ialah surat yang digunakan untuk berkomunikasi dengan pihak-pihak di luar kantor instansi yang bersangkutan. Keberhasilan penulisan surat terletak pada bagian isi surat. Pada bagian isi surat haruslah menggunakan bahasa yang baik dan sopan serta dapat dipahami, yang berguna untuk memberikan kesan yang positif bagi penerima surat atau pembaca.
7. Menurut jumlah penerima surat digolongkan menjadi:
a. Surat Biasa
Surat biasa ialah surat yang khusus ditujukan kepada seorang pejabat, atau instansi tertentu.
b. Surat Edaran
Surat edaran ialah surat yang dibuat oleh instansi luar. Isi surat ini adakalanya hanya ditujukan kepada pejabat tertentu yang bersangkutan (edaran khusus), dan adakalanya di sebarkan kepada lingkup yang lebih luas (edaran umum).
c. Surat Pengumuman
Surat pengumuman adalah surat yang ditujukan kepada para pejabat, karyawan dan masyarakat umum.
Menurut (Moekijat,1983:51) surat-menyurat dalam tiap perusahaan akan menunjukkan bahwa surat dapat digolongkan menjadi surat-surat yang berhubungan dengan :
1) Pengaduan-pengaduan
Surat pengaduan adalah surat yang berisi tentang adanya komplain atau ketidakpuasan dari permintaan pelanggan dan biasanya surat ini terjadi pada hal penjualan.
2) Kesempatan kerja
Surat kesempatan kerja yang dimaksud adalah surat yang berisi tentang kesempatan kerja atau lowongan pekerjaan hal ini bisa diperuntukkan bagi karyawan itu sendiri yang ingin naik jabatan atau pun pihak luar untuk mengisi kekosongan dari perusahaan tersebut.
3) Surat Pembelian
Surat pembelian adalah surat yang isinya mencatat hal-hal atau barang barang apa yang ingin dibeli yang akan dikirimkan kepada alamat yang bersangkutan.

4) Penjualan
Surat penjualan adalah surat yang berisi tentang barang-barang yang telah dijual kepada yang bersangkutan.
5) Kredit
Surat kredit adalah surat yang berhubungan dengan jual beli akan tetapi cara pembayarannya diangsur sesuai dengan persetujuan kedua belah pihak.

E. Bentuk-bentuk (style) surat.
Bentuk surat adalah pola atau patrun sebuah surat yang ditentukan oleh tata letak (Layout) bagian-bagian surat (Waworuntu,1994:57).
Penempatan bagian-bagian surat pada posisi tertentu akan membentuk model (style) yang tertentu pula, sehingga dalam penulisan surat hendaknya dipilih bentuk yang tepat untuk memperoleh efisiensi kerja yang maksimal, menurut Sopyan (2005:24-32) adapun beberapa bentuk surat yaitu:
1. Bentuk Setengah Lurus
Surat yang berbentuk setengah lurus di susun dengan aturan, semua bagian surat di ketik mulai dari margin kiri yang sama, batas-batas bagian surat di ketik dengan menambahkan jarak 5 (Lima) ketukan dan setiap paragraf baru di mulai pada margin yang sama diantara paragraf yang satu dan yang lainnya berjarak satu spasi.
2. Bentuk Lurus
Bentuk lurus pada dasarnya hampir sama dengan bentuk lurus penuh. Bedanya terletak pada pengetikan tanggal surat, nama jabatan, tanda tangan, nama terang dan NIP, salam penutup, semuanya terletak di margin sebelah kiri.
3. Bentuk Lekuk dan Gerigi
Bentuk Lekuk dan gerigi (Indented Style) yaitu setiap paragraph diketik agak menjorok ke dalam. Paragraf yang satu dan paragraf yang lainnya tidak perlu berjarak.
4. Bentuk Resmi Indonesia Lama
Bentuk resmi Indonesia lama yaitu penulisan alamat surat diketik sebelah kanan di bawah tanggal surat.
5. Bentuk Resmi Indonesia Baru
Bentuk resmi Indonesia baru merupakan variasi bentuk setengah lurus dan bentuk resmi Indonesia, bedanya dengan bentuk setengah lurus terletak pada penulisan salam penutup yang berada pada margin kanan yang setara dengan penulisan tembusan.
Berikut contoh beberapa bentuk surat :
Bentuk Setengah Lurus Bentuk Lurus
Bentuk Lekuk dan Gerigiri Bentuk Resmi Indonesia Lama
1)
3)
2)
4)
5)
6)
7)
8)
1)
3)
2)
4)
5)
6)
7)
8)
1)
3)
2)
4)
5)
6)
7)
8)
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
19
Bentuk Resmi Indonesia Baru
Bentuk Resmi Indonesia Lama
Gambar 1. Bentuk-Bentuk Surat. Sumber : (Sopyan, 2005:24-32)
Keterangan :
1) Kop Surat
2) Perihal dan Nomor Surat
3) Tempat, tanggal dan tahun Surat
4) Salam Pembuka
5) Isi Surat
6) Inti atau Pokok Surat
7) Salam Penutup
8) Tandatangan dan nama terang.
1)
2) 3)
4)
5)
6)
7)
8)
20
F. Prosedur Pengelolaan Surat Masuk dan Keluar
1. Prosedur Pengelolan surat masuk
Prosedur pengelolaan surat yang baik hendaknya menggunakan langkah langkah sebagai berikut:
a. Penerimaan
Tugas penerimaan adalah :
1) Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk,
2) Meneliti ketepatan alamat sipengirim surat,
3) Menggolongkan surat sesuai dengan urgensi penyelesaian,
4) Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah diterima.
b. Penyortiran
Penyortiran dapat dilakukan berdasarkan atas golongan surat biasa, rutin dan rahasia. Penyortiran adalah kegiatan memisah-misahkan surat untuk pengolahan lebih lanjut.
c. Pencatatan
Setelah surat dicatat distempel (cap) serta memeriksa ketepatan jenis ataupun jumlah lampiran yang harus diterima maka langkah berikutnya adalah melakukan pencatatan.
d. Mengagendakan surat masuk.
Mengagendakan surat adalah kegiatan mencatat surat masuk dan surat keluar kedalam buku agenda (buku harian). Buku ini bisa disebut Buku Agenda Masuk (Daily Mail Record). Petugasnya dinamakan agendaris (mail clerk). Setiap surat masuk dicatat dan diberi nomor agenda surat masuk
e. Pengarahan dan penerusan
Surat-surat yang perlu diproses lebih lanjut, harus diarahkan dan diteruskan kepada pejabat yang berhak mengolahnya.
f. Penyampaian surat
Penayampaian surat dilakukan oleh petugas pengarah atau ekspedisi yang dilaksanakan dengan langkah- langkah sebagai berikut:
1) Surat yang sudah berdisposisi terlebih dahulu dicatat dalam buku Ekspedisi Intern.
2) Menyampaikan surat terlebih dahulu melalui buku ekspedisi kepada pejabat yang bersangkutan.
3) Petugas pengarah atau ekspedisi mengembalikannya kepada urusan agenda untuk dicatat dalam buku pengarahan.
g. Penyimpanan berkas atau arsip surat masuk Penyimpanan berkas atau arsip surat dari pimpinan dilakukan oleh unit pengolah dengan mempergunakan metode kearsipan yang berlaku untuk kantor tersebut. (Ating Tedjasutisna, dkk, 2000:167).



Dari uraian diatas, maka dapat dijelaskan gambar arus prosedur surat masuk sebagai berikut:
ARUS PROSEDUR SURAT MASUK
DISPOSISI DISPOSISI DISPOSISI
ARSIP
Gambar 2. Arus Penanganan Surat Masuk
(Sumber : Tedjasutisna, dkk, 2000:174)
2. Prosedur Pengelolaan Surat Keluar
Prosedur pengelolaan surat keluar yang baik hendaknya menggunakan langkah-langkah sebagai berikut:
a. Pembuatan konsep surat
Konsep surat disebut juga dengan istilah draft. Konsep surat dibuat dan
EKSPEDISI
PENERIMAAN
PENYORTIRAN
AGENDA MASUK
KEPALA BAGIKEPALA BAGIAN PIMPINAN AN
SEKRETARIS / PETUGAS PENANGANAN SURAT
PROSES
23
disusun sesuai bentuk surat yang benar atau yang dikehendaki
pimpinan.
b. Pengetikan
Apabila konsep surat telah mendapat persetujuan dan memperoleh
kode atau nomor surat, diserahkan kepada unit pengolah. Kemudian
kepala unit pengolah harus tekun dan teliti mentaklik hasil pengetikan
konsep surat hingga konsep surat itu menjadi bentuk surat (Net Surat),
setelah melalui koreksi kesalahan.
c. Mengetik surat dalam bentuk akhir
Konsep yang telah disetujui pimpinan kemudian diketik dalam bentuk
akhir pada kertas berkepala surat atau kop surat.
d. Penandatanganan
Net surat itu kemudian disampaikan kepada pimpinan, atau pejabat
yang berwenang untuk menandatangani.
e. Pencatatan
Dalam pencatatan ini, kegiatan – kegiatan yang dilakukan yaitu
sebagai berikut :
1) Net surat yang telah ditandatangani, dicap disertai kelengkapan
lainnya, seperto (Lampiran dan amplop)
2) Surat dinas resmi ini lebih dulu dicatat dalam buku verbal oleh
petugas yang disebut verbalis.
3) Surat dinas setelah selesai dicatat dalam buku verbal, kemudian
surat tersebut siap untuk dikirim.
24
(Ating Tedjasutisna, dkk. 2000:175-177).
Dilihat dari pengelolaan surat yang yang diterima oleh instansi
(surat masuk) dan yang keluar (surat keluar) dari instansi harus
memperhatikan beberapa prosedur untuk mencapai efisiensi kerja dan
kelancaran administrasi surat menyurat. Adapun prosedur pengelolaan surat
masuk dan surat keluar menurut (Sutarto,1981:238) adalah sebagai berikut :
1. Prosedur Pengelolaan Surat Masuk
Surat masuk dalam keadaan tertutup dapat dibedakan menjadi surat
pribadi, surat dinas dan surat rahasia.
a. Surat pribadi adalah surat dari perseorangan kepada orang lain atau
kepada organisasi. Dilihat dari isinya surat pribadi dapat dibedakan
menjadi :
1) Surat pribadi yang bersifat resmi, yaitu surat yang dikirim kepada
pejabat instansi atau kepada organisasi, contoh surat permohonan
dan surat lamaran pekerjaan. Surat pribadi yang bersifat resmi
harus menggunakan bahasa yang standar atau bahasa remi.
2) Surat yang bersifat pribadi (prive) contoh nya adalah surat kepada
teman, kerabat atau keluarga. Surat pribadi memiliki kebebasan
dan suasana yang akrab serta santai.
b. Surat dinas dibagi menjadi beberapa antara lain :
1) Surat dinas pemerintah adalah surat resmi yang digunakan oleh
instansi pemerintah untuk kepentingan administrasi pemerintahan.
25
2) Surat niaga adalah surat yang terutama dipakai oleh perusahaan
niaga untuk urusan perniagaan /bisnis atau jual beli.
c. Surat rahasia
Surat rahasia adalah surat yang boleh dibuka dan diketahui isinya oleh
orang yang dituju. Untuk menjaga keamanan isinya, surat rahasia harus
memakai sampul lebih dari satu, dan pada sampul dituliskan kata
RAHASIA (Confidensial) atau RHS.
Sehubungan dengan adanya perbedaan tersebut, maka dalam
penanganan surat-surat masuk harus dilakukan langkah-langkah sebagai
berikut:
a. Menyortir atau memisahkan
b. Membuka surat
c. Mengeluarkan dan mumbuka isi surat
d. Membaca dan memberi catatan
e. Menyampaikan surat kepada pimpinan
f. Membagikan surat.
2. Prosedur Pengelolaan Surat keluar
Langkah-langakah atau konsep tertulis dari atasan:
a. Menerima pendektean surat atau konsep tertulis dari atasan secara
langsung dan tidak langsung.
b. Membuat konsep dengan tulisan tangan.
c. Mencatat pada buku registrasi surat keluar (buku agenda surat keluar).
d. Mengetik konsep surat.
26
e. Mengetik surat dalam bentuk akhir
f. Meminta tanda tangan pada pimpinan
g. Mengecek surat yang akan dikirim
h. Mendistribudikan surat.
G. Tata Cara Mengarsip Surat (filling)
Surat masuk dan surat keluar yang telah di proses dan ditindak
lanjuti memerlukan proses penyimpanan yang baik dan teratur agar mudah di
ketemukan kembali pada saat diperlukan, Surat masuk dan surat keluar yang
disimpan yaitu surat yang mempunyai nilai yang sangat penting, dan sebagai
warkat yang mempunyai nilai sebagai alat pengingat.
1. Pengertian Arsip
Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis
karena mempunyai kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat
diketemukan kembali (The Liang Gie, 2000:118). Arsip adalah segala
kertas, naskah, buku, folio, film, mikrofilm rekaman suara, gambaran peta,
bagan atau dokumen lain dalam segala macam bentuk yang sifatnya,
aslinya, atau salinannya serta dengan segala cara penciptaannya dan yang
dihasilkan atau diterima oleh suatu badan sebagai bukti atas tujuan
organisasi, fungsi, kebijaksanaan, keputusan, prosedur pekerjaan atau
kegiatan pemerintah yang lain atau karena pentingnya informasi yang
terkandung di dalammnya (Wursanto,1991:18)
27
Untuk lebih jelasnya lagi mengenai arsip ditegaskan, menurut
Undang-Undang No. 7 Tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan Pokok
Kearsipan pasal 1, maka yang dimaksud dengan arsip adalah :
a) Naskah-naskah yang dibuat dan terima oleh Lembaga Negara dan
Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun baik dalam
keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan
kehidupan pemerintah.
b) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan swasta dan
atau perorangan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan
tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan
kebangsaan.
Dari pengertian di atas maka dapat diambil kesimpulan bahwa
arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan menurut ketentuan-ketentuan
yang berlaku dan apabila diperlukan dapat diketemukan kembali secara
cepat.
2. Kegunaan Arsip
Arsip yang telah disimpan memililki kegunaan sebagai berikut :
a) Arsip Sebagai Alat Ukur Kegiatan Organisasi
Kegiatan organisasi akan menghasilakan arsip dari suatu kegiatan,
maka besar kecilnya organisasi dapat dilihat dari banyak sedikitnya
arsip yang dihasilakan, karena arsip yang nantinya sebagai alat ukur
organisasi.
28
b) Arsip Sebagai Sumber Ingatan
Arsip merupakan informasi terpenting, seperti kita ketahui bahwa daya
ingatan manusia terbatas, untuk itu perlu dicatat dalam buku catatan
agar nantinya dapat dibuka kembali dan diketahui informasi atas buku
catatan yang terkandung didalamnya.
c) Arsip Sebagai Alat Bukti
Arsip dapat berupa gambar-gambar, rekaman, atau simbol yang dapat
dilihat, didengar, dan diraba. Maka arsip dapat dijadikan sebagai bukti
kegiatan dalam organisasi maupun masyarakat.
d) Arsip Sebagai Bahan Pengambilan Keputusan
Arsip memiliki berbagai macam informasi yang merupakan sumber
berita, dan pertimbangan dalam pengambilan keputusan, Setiap
pimpinan selalu memerlukan informasi untuk pengambilan keputusan
yang terbaik bagi dirinya dan perusahaannya.
3. Prosedur penyimpanan Arsip
Ada 2 (dua) macam penyimpanan Arsip atau warkat yang belum selesai
diproses (file pending) dan penyimpanan arsip yang sudah diproses
(Permanen file). (Zulkifli Amsyah,1992:62) :
a) Penyimpanan Sementara (file pending)
Penyimpanan file sementara memerlukan tindak lanjut yaitu sebelum
arsip disimpan dengan menggunakan map-map yang diberi label
tanggal yang berlaku untuk setiap tiga bulan, maka file pending
29
biasanya ditempatkan pada salah satu lajur almari arsip (filling
cabinet) yang dipergunakan.
b) Penyimpanan tetap (Permanen file)
Penyimpanan arsip sesuai dengan prosedur dan sampai
penyimpanan, kecepatan dan penemuan dokumen yang disimpan
secara teratur.
4. Asas Pengorganisasian Kearsipan
Asas pengorganisasian dalam penyimpanan arsip ada 3 (tiga) yaitu:
a) Asas Sentralisasi
Asas sentralisasi adalah pelaksanaan pengelolaan arsip bagi seluruh
organisasi yang dipusatkan di satu unit khusus, yaitu pusat
penyimpanan arsip. Jadi unit unit lain tidak melaksanakan
pengurusan dan penyimpanan arsip. Asas ini biasanya digunakan
oleh organisasi yang tidak terlalu besar dan masing-masing unit
banyak memerlukan informasi yang bersifat khusus atau spesifik.
b) Asas Desentralisasi
Asas desentralisasi adalah pelaksanaan pengelolaan arsip yang
ditempatkan dimasing-masing unit dalam suatu organisasi. Asas ini
biasanya digunakan oleh organisasi yang besar atau kompleks
kegiatannya, dan masing-masing unit pada organisasi tersebut
mengolah informasi yang khusus.
30
c) Asas Gabungan
Asas gabungan adalah pelaksanaan pengelolaan arsip dengan cara
menggabungkan antara asas sentralisasi dan desentralisasi. Asas ini
digunakan untuk mengurangi kerugian yang ada pada asas
sentralisasi dan desentralisasi misalnya: untuk arsip yang bersifat
umum (dibutuhkan oleh semua unit), disimpan dipusat arsip
organisasi, sedangkan arsip yang sifatnya khusus disimpan dimasingmasing
unit. (Sedarmayati, 2003 : 21-23).
5. Prosedur Peminjaman Arsip
Peminjaman warkat dapat dalam bentuk kumpulan atau
kelompok (satu folder atau lebih), dan dapat pula dalam lembaranlembaran
tunggal. Warkat yang dipinjam harus diadakan pengawasan
terus menerus agar warkat tersebut jangan sampai hilang, Untuk
memudahkan pengendalian pinjam warkat, dan untuk memudahkan
pengembalian warkat ketempat penyimpanan, perlu dipergunakan satu
petunjuk yang menunjukkan bahwa warkat yang bersangkutan sedang
dipinjam. Untuk meminjam arsip ada beberapa proses atau tahap yaitu:
a) Si peminjam mengajukan permintaan dengan mengisi kolom- kolom
pada Kartu Bukti Pinjam arsip.
b) Kartu Bukti Pinjam Arsip diberikan kepada juru arsip (arsiparis)
c) Berdasarkan keterangan- keterangan yang terdapat pada kartu bukti
pinjam arsip tersebut, juru arsip harus menemukan lebih dulu
31
permasalahan warkat yang akan dipinjam termasuk dalam heading
masalah apa ( klasifikasi).
d) Setelah diketahui permasalahannya, juru arsip menentukan kode
klasifikasi warkat tersebut. Kode klasifikasi dapat ditemukan dalam
pola klasifikasi melalui indeks relatif kode masalah tersebut.
e) Dengan mengetahui kodenya, selanjutnya dapat diketahui dan
ditemukan tempat warkat tersebut disimpan.
Kartu pinjam arsip sebaiknya dibuat rangkap tiga, masingmasing
lembar fungsi sebagai berikut:
a. Lembar pertama disimpan oleh petugas pada unit kearsipan sebagai
alat pengingat. Apabila warkat yang dipinjam telah kembali, maka
lembar pertama kartu pinjam arsip ini dikembalikan kepada
peminjam sebagai bukti bahwa warkat yang dipinjam telah
dikembalikan.
b. Lembar kedua dimasukkan kedalam folder tempat warkat yang
dipinjam itu disimpan, sebagai pengganti warkat yang dipinjam.
Apabila warkat yang dipinjam telah dikembalikan, lembar kedua
kartu pinjam arsip ini dicabut, untuk kemudian dimusnahkan.
c. Lembar ketiga dipakai sebagai tanda bukti pinjam pada peminjam
warkat. Setelah warkat dikembalikan lembar ketiga ini ikut
dikembalikan kepada petugas unit keasriapan, dan disimpan sebagai
bahan untuk pembuatan statistik jumlah warkat yang pernah
dipinjam. Statistik ini sangat penting untuk mengetahui intensitas
32
peminjaman warkat yang membantu dalam rangka penyusutan
warkat (Wursanto, 1991: 203-206).
6. Sistem Penyimpanan Arsip
Pada dasarnya ada 5 macam sistem penyimpanan arsipmenurut (The liang
Gie, 1983:219-220) yaitu :
a. Sistem Abjad
Penyimpanan yang didasarkan atas urutan abjad, jadi pemberian kode
warkat yang akan disimpan dalam arsip dengan menggunakan abjad
dari A sampai Z, kode tersebut di indeks dan diberi nama orang, nama
organisasi atau instansi yang lain sejenisnya.
b. Sistem Pokok Soal (Subyek)
Penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem pokok soal yaitu
penyimpanan arsip di dasarkan atas perihal surat (pokok soal surat).
Arsiparis terlebih dahulu perlu menentukan masalah-masalah yang
dihadapi dalam surat menyurat sehari-hari.
c. Sistem Tanggal (kronologis)
Sistem penyimpanan dengan menggunakan tanggal (kronologis) yaitu
sistem penyimpanan yang berdasarkan tanggal surat atau penerimaan
surat. Arsiparis mempergunakan sistem tanggal (kronologis) untuk
menyelenggarakan penyimpanan apabila kegiatan surat menyurat
dalam organisasi masih berjumlah banyak sehingga dapat disatukan
segala pokok permasalahan dalam satu file untuk setiap bulannya.
33
d. Sistem Nomor
Sistem penyimpanan dengan nomor yaitu sistem penyimpanan arsip
dengan mempergunakan nomor sebagai acuan. Sistem nomor
merupakan sistem tidak langsung (inderct filling system). Sebelum
menentukan nomor-nomor yang di perlukan, arsiparis terlebih dahulu
harus membuat daftar kelompok masalah-masalah, kelompokkelompok
pokok permasalahan seperti pada sistem subyek.
e. Sistem Wilayah
Penyimpanan arsip dengan sistem wilayah ialah mengelompokkan
berdasarkan wilayah geografis sehingga untuk melakasanakan
penyimpanan seorang arsiparis menggunakan nama daerah atau
wilayah untuk pokok permasalahan dalam hal ini adalah kota-kota
yang berada di wilayah itu.
34
BAB III
METODE PENELITIAN
A. Lokasi Penelitian
Lokasi yang dijadikan tempat penelitian adalah kantor Bagian
Kepegawaian Badan Pengawas Provinsi Jawa Tengah Jl. Pemuda No. 127-
133 Semarang.
B. Objek Kajian
Objek kajian adalah objek penelitian atau apa yang menjadi titik
perhatian suatu penelitian (Arikunto, 1993:91). Adapun obyek dari
penelitian yang penulis lakukan adalah Prosedur Pengelolaan Surat Masuk
dan Surat Keluar pada Kantor Badan Pengawas Provinsi Jawa Tengah.
C. Operasional Konsep
Prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar perlu
mengetahui bagaimana pengelolaan maupun penanganan surat menyurat
yang baik, yang berhubungan langsung dengan aktivitas pekerjaan surat
yang telah dilakukan pegawai tatausaha, maka yang dioperasionalkan adalah
mengenai penerapan praktik dan teori yakni surat adalah lembaran kertas
yang memuat suatu informasi yang hendak disampaikan seseorang kepada
orang lain. Informasi tersebut dapat berupa pemberitahuan, pernyataan,
35
permintaan, laporan peringatan dan sebagainya. Kegiatan surat menyurat
memberikan manfaat sebagai berikut:
1. Surat menunjukkan hubungan baik antara organisasi dengan lembaga
lain atau perusahaan dengan masyarakat, dengan demikian surat yang
memiliki kejelasan bahasa, dan kesopanan dapat diterima dengan positif
sehingga akan meningkatkan nama baik (good will) organisasi tersebut.
2. Adanya pengawasan terhadap pengiriman surat keluar yang tidak begitu
penting, agar tidak terjadi pemborosan biaya pengiriman surat, melalui
prosedur pengelolaan surat menyurat maka haruslah diatur
penanganannya.
3. Surat masuk, yang mencakup aktivitas antara lain mengumpulkan surat
masuk, mengklasifikasikan surat, mengagendakan dan
mendistribusikannya. Sedangkan untuk penanganan surat keluar, yang
mencakup aktivitas antara lain mengkonsep surat, mengetik surat,
pemberian nomor surat, pengesahan surat, mengagendakan,
pengekspedisian dan pengiriman surat.
D. Metode Pengumpulan data
Metode Pengumpulan data yang penulis gunakan dalam Tugas Akhir ini
adalah :
1. Observasi
Observasi adalah pengamatan langsung suatu objek yang akan
diteliti dalam waktu singkat dan bertujuan untuk mendapatkan gambaran
36
mengenai objek penelitian.
2. Wawancara
Metode pengumpulan data dengan cara mengajukan pertanyaan
langsung kepada pegawai unit pengolah dan tatausaha bagian
kepegawaian diKantor Badan Pengawas Provinsi Jawa Tengah. untuk
memperoleh data yang diperlukan.
3. Studi Pustaka
Studi pustaka adalah suatu cara untuk mengumpulkan data dengan
cara membaca buku-buku literatur, catatan-catatan atau dokumendokumen
penting lainnya kemudian mencatat pada bagian-bagian yang
berhubungan dengan Tugas Akhir ini.
E. Jenis Data
Adapun jenis data yang penulis gunakan dalam pembuatan Tugas Akhir ini
adalah:
a. Data Primer
Data primer adalah data pokok yang diperoleh secara langsung dari
sumbernya, diamati dan dicatat untuk pertama kalinya. Data primer
dalam penelitian ini diperoleh dari kantor Badan Pengawas Provinsi
Jawa Tengah dengan obyek penelitian melalui wawancara.
b. Data Sekunder
Data sekunder adalah data yang diusahakan sendiri pengumpulanya
oleh peneliti. Data diperoleh melalui studi pustaka yang menyangkut
37
tentang surat menyurat.
F. Metode Analisis Data
Dalam penulisan Tugas Akhir ini, penulis menggunakan metode
analisis secara deskriptif kualitatif. Metode deskriptif kualitatif yaitu suatu
metode analisa dimana data itu tidak dianalisa secara matematis, tetapi
hanya menguraikan dan menggambarkan suatu perusahaan berdasarkan data
pada waktu tertentu.
Penulis menggunakan metode deskriptif kualitatif dimaksudkan
agar memperoleh gambaran dan data secara sistematis tentang berbagai hal
yang berkaitan dengan tinjauan tentang prosedur pengelolaan surat masuk
dan surat keluar pada Kantor Badan Pengawas Provinsi Jawa Tengah
sehingga penulis dapat mengolah dan menyajikan data yang sistematis,
faktual dan akurat serta dapat dipertanggung jawabkan kebenarannya.
38
BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
A. GAMBARAN UMUM OBJEK PENELITIAN
1. Sejarah Badan Pengawas Provinsi Jawa Tengah
Semula Badan Pengawas bernama Inspektorat Wilayah Provinsi
Jawa Tengah. Lembaga ini merupakan Perangkat Daerah yang mempunyai
tugas pokok dan fungsi membantu Gubernur dalam bidang pengawasan.
Inspektorat Wilayah Provinsi Jawa Tengah berdiri awal tahun 1960 dari
dasar pertimbangan Undang-Undang No. 10 Tahun 1950 tentang
Pembentukan Provinsi Jawa Tengah, dan Keputusan Menteri Dalam
Negeri No.110 Tahun 1991 tentang organisasi dan Tata Kerja Inspektorat
Wilayah Provinsi.
Badan Pengawas Provinsi Jawa Tengah terletak di Jalan Pemuda
No. 127-133 Semarang. Sejak terjadi reformasi yang dimulai tanggal 21
Mei 1998, terjadi perubahan-perubahan yang mendasar terhadap sendisendi
kehidupan berbangsa. Perubahan tersebut tampak sejak
dikeluarkannya UU No. 2 Tahun 1999 jo Peraturan Pemerintah Tahun
2000 tentang kewenangan pemerintah dan provinsi sebagai daerah otonom
dan PP tahun 2000 tentang Pedoman organisasi perangkat daerah.
Perangkat daerah No.8 Tahun 2001 tanggal 20 Juni 2001 tentang
pembentukan kedudukan, tugas pokok, fungsi dan struktur organisasi
Badan Pengawas Provinsi Jawa Tengah. Badan Pengawas ini merupakan
39
pengawasan fungsional yang mempunyai tugas pokok membantu
Gubernur dalam penyelenggaraan pemerintah daerah dibidang
pengawasan.
Suatu instansi, lembaga, maupun organisasi memiliki struktur
organisasi sebagai suatu kerangka yang menunjukkan hubungan antara
bagian yang atasan dan bawahan atau sebaliknya. Struktur organisasi
dibutuhkan untuk mengetahui secara jelas kedudukan, wewenang, dan
tanggung jawab masing-masing bagian.
2. Struktur Organisasi Badan Pengawas Provinsi Jawa Tengah:
Badan Pengawas Provinsi Jawa Tengah dipimpin oleh Kepala Badan yang
membawahi :
1. Sekretariat.
Sekretariat Badan Pengawas Provinsi Jawa Tengah membawahi :
a. Sub Bagian Perencanaan dan Evaluasi
b. Sub Bagian Kepegawaian
c. Sub Bagian Umum
2. Bidang-Bidang terdiri dari :
1) Bidang Pemerintahan Badan Pengawas Provinsi Jawa Tengah,
membawahi :
a. Sub Bidang Pemerintahan
b. Sub Bidang Keuangan
c. Sub Bidang Lingkungan Hidup
2) Bidang Aparatur, Kesatuan Bangsa dan Perlindungan Masyarakat,
40
membawahi:
a. Sub Bidang Aparatur
b. Sub Bidang Kesatuan Bangsa dan Perlindungan Masyarakat
c. Sub Bidang Khusus
3) Bidang Perekonomian, membawahi :
a. Sub Bidang Industri dan Pertambangan
b. Sub Bidang Perhubungan, Pemukiman dan Pengelolaan
Sumber Daya Air
c. Sub Bidang Perdagangan, Koperasi dan Pariwisata
4) Bidang Kekayaan Daerah dan BUMD, membawahi :
a. Sub Bidang Kekayaan Daerah
b. Sub Bidang BUMD
5) Bidang Kesejahteraan sosial, membawahi :
a. Sub Bidang Pendidikan
b. Sub Bidang Kesehatan
c. Sub Bidang Sosial dan Tenaga Kerja
6) Bidang Pendapatan, membawahi :
d. Sub Bidang Pajak
e. Sub Bidang Retribusi Daerah dan Pendapatan Daerah
3. Kelompok Jabatan Fungsional Badan Pengawas Provinsi Jawa Tengah
Kelompok jabatan fungsional dipimpin oleh seorang pejabat
fungsional senior atau ketua kelompok.
41
3.Tugas Pokok dan Fungsi Badan Pengawas Provinsi Jawa Tengah :
a. Tugas Pokok Kepala Badan Pengawas Provinsi Jawa Tengah :
Membantu Gubernur dalam penyelenggaraan Pemerintahan Daerah di
bidang pengawasan.
Fungsi Kepala Badan :
a) Merumuskan kebijakan teknis di bidang pengawasan
b) Pelaksanaan pelayanan penunjang dalam penyelenggaraan
pemerintah daerah di bidang pengawasan
c) Pelaksanaan penyusunan rencana dan program, monitoring, evaluasi
dan pelaporan di bidang pengawasan
d) Pelaksanaan pengawasan terhadap penyelenggaraan tugas perangkat
daerah BUMD dan lembaga lainnya
e) Melaksanakan pengawasan terhadap penyelenggaraan pemerintah
daerah, kabupaten, kota, dan pemerintah desa sesuai Peraturan
Perundang-Undangan
f) Melaksanakan pengujian, penilaian dan pengusutan, pelaporan
berkala dan pengaduan masyrakat di lingkugan pemerintah Provinsi,
Kabupaten dan Kota
g) Pengkoordinasian dan fasilitas pengawasan
h) Pelalsanaaan evaluasi hasil serta tindak lanjut pengawasan dan
pengelolaan urusan program, kepegawaian, keuangan, hukum,
hubungan masyarakat, organisasi dan tatalaksana serta umum dan
perlengkapan.
42
b. Tugas Pokok Sekretaris Badan Pengawas Provinsi Jawa Tengah:
Sekretaris mempunyai tugas pokok menyiapkan bahan kebijakan teknis,
rencana dan program, pengelolaan sistem informasi, evaluasi dan
pelaporan bidang pengawasan, pelaksanaan dan pelayanan teknis urusan
hubungan masyarakat dan perpustakaan, hukum, organisasi dan
tatalaksana, rumah tangga dan perlengkapan di lingkungan Badan.
Fungsi Sekretaris :
a) Penyiapan bahan kebijakan teknis bidang pengawasan, bahan
rencana dan program pengawasan
b) Mempersiapkan bahan pelaksanaan dan pelayanan administrasi
umum, kepegawaian serta keuangan di lingkungan Badan Pengawas
c) Mempersiapkan bahan pengelolaan sistem informasi bidang
pengawasan dan evaluasi dan pelaporan bidang pengawasan
d) Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Badan
Pengawas.
c. Tugas Sub Bagian Kepegawaian Badan Pengawas Provinsi Jawa
Tengah :
Sub Bagian Kepegawaian mempunyai tugas menyediakan bahan rencana
dan program kerja, evaluasi dan pelaporan bidang kepegawaian,
pelaksanaan, pelayanan administrasi dan teknis analisis kebutuhan,
mutasi dan pengembangan, umum dan tata usaha bidang Kepegawaaian
di lingkungan Badan.
43
d. Tugas Pokok Bidang Pemerintahan :
Bidang Pemerintahan mempunyai tugas pokok menyiapkan bahan
rencana dan program, fasilitas dan pengkoordinasian, evaluasi hasil dan
tindak lanjut, pelaporan pelaksanaan pengawasan bidang pemerintahan,
pelaksanaan, pelayanan administrasi dan teknis pengawasan bidang
penyelenggaraan pemerintahan, pengeluaran anggaran dan lingkungan
hidup serta pelaksanaan pengawasan bidang pemerintahan terhadap
penyelenggaraan pemerintahan daerah Kabupaten, Kota dan Pemerintah
Desa.
Fungsi Bidang Pemerintahan :
a) Menyiapkan bahan rencana, program dan fasilitas pengkoordinasian,
evaluasi dan tindak lanjut, pelaksanaan pengawasan bidang
pemerintahan.
b) Penyelenggaraan dan pelaksanaan pelayanan administrasi bidang
pemerintahan, pengeluaran anggaran dan lingkungan hidup
c) Penyiapan bahan pelaksanaan dan pelayanan teknis pengawasan
bidang penyelenggaraan pemerintahan, pengeluaran anggaran dan
lingkungan hidup
d) Penyiapan bahan fasilitasi dan pengkoordinasian pengawasan bidang
pemerintahan.
e. Tugas Pokok Bidang Aparatur, Kesatuan Bangsa Dan Perlindungan
Masyarakat :
Bidang Aparatur, Kesatuan Bangsa Dan Perlindungan Masyarakat
44
mempunyai tugas pokok menyiapkan bahan rencana dan program,
fasilitasi dan pengkoordinasian, evaluasi hasil dan tindak lanjut,
pelaporan pelaksanaan pengawasan bidang Aparatur, Kesatuan Bangsa
Dan Perlindungan Masyarakat, pelaksanaan, pelayanan administrasi dan
teknis bidang Aparatur, Kesatuan Bangsa Dan Perlindungan Masyarakat
serta bidang Khusus dan pelaksanaan pengawasan bidang Aparatur,
Kesatuan Bangsa Dan Perlindungan Masyarakat serta bidang khusus
terhadap pemerintahan daerah Kabupaten, Kota dan Pemerintahan Desa.
Fungsi Bidang Aparatur, Kesatuan Bangsa Dan Perlindungan
Masyarakat :
a) Penyiapan bahan rencana dan program pengawasan bidang Aparatur
Kesatuan bangsa dan Perlindungan Masyarakat
b) Pelaksanaan dan pelayanan administrasi pengawasan bidang
Aparatur, Kesatuan bangsa dan Perlindungan masyarakat serta
bidang khusus
c) Melaksanakan bahan pelayanan teknis pengawasan bidang Aparatur,
Kesatuan bangsa dan Perlindungan masyarakat
d) Penyiapan bahan pelaksanaan pengawasan bidang Aparatur,
Kesatuan Bangsa Dan Perlindungan Masyarakat terhadap
pemerintahan daerah Kabupaten, Kota dan Pemerintahan Desa sesuai
Peraturan Perundang-Undangan.
f. Tugas Pokok Bidang Perekonomian :
Bidang Perekonomian mempunyai tugas pokok menyiapkan bahan
45
rencana dan program, fasilitasi dan pengkoordinasian, evaluasi hasil dan
tindak lanjut, pelaporan pelaksanaan pengawasan bidang Perekonomian,
pelaksanaan, pelayanan administrasi dan teknis pengawasan bidang
pertanian, industri dan pertambangan, perhubungan, permukiman dan
pengelolaan sumber daya air, perdagangan, koperasi dan pariwisata,
pelaksanaan pengawasan bidang Perekonomian terhadap pemerintahan
daerah Kabupaten, Kota dan Pemerintah Desa.
Fungsi Bidang Perekonomian :
a) Penyiapan bahan rencana dan program pengawasan bidang
Perekonomian
b) Melaksanakan evaluasi hasil dan tindak lanjut pengawasan bidang
Perekonomian
c) Melaksanakan penyiapan bahan pengawasan bidang Perekonomian
terhadap pemerintah daerah Kabupaten, Kota dan Pemerintah Desa.
d) Pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Badan.
g. Tugas Pokok Bidang Kekayaan Daerah dan BUMD :
Bidang Kekayaan Daerah dan Badan Usaha Milik Daerah (BUMD)
mempunyai tugas pokok menyiapkan rencana dan program, pelaporan
bidang Kekayaan Daerah dan Badan Usaha Milik Daerah, pelaksanaan,
administrasi dan teknis, fasilitasi dan pengkoordinasian,evaluasi hasil
dan tindak lanjut bidang Kekayaan Daerah terhadap Pemerintahan
Daerah Kabupaten, Kota dan Pemerintahan Desa.
Fungsi Bidang kekayaan Daerah dan BUMD :
46
a) Penyiapan bahan rencana dan program pengawasan bidang kekayaan
Daerah dan Badan Usaha Milik Daerah
b) Melaksanakan dan mempersiapkan pelayanan administrasi
pengawasan bidang Kekayaan Daerah, dan Badan Usaha Milik
Negara.
c) Penyiapan pengawasan bidang Kekayaan Daerah dan Badan Usaha
Milik Daerah terhadap Pemerintah Daerah Kabupaten, Kota dan
pemerintah desa
d) Penyiapan hasil evaluasi dan tindak lanjut pengawasan bidang
Kekayaan Daerah dan Badan Usaha Milik Daerah.
h. Tugas Pokok Bidang Kesejahteraan :
Bidang kesejahteraan sosial mempunyai tugas pokok menyiapkan bahan
rencana dan program, fasilitasi dan pengkoordinasian, evaluasi hasil dan
tindak lanjut, pelaporan pelaksanaan pengawasan bidang kesejahteraan
sosial, pelaksanaan, pelayanan administrasi dan teknis pengawasan
bidang pendidikan, kesehatan, sosial dan ketenagakerjaan, serta
pelaksanaan pengawasan bidang kesejahteraan sosial terhadap
pemerintahan daerah kabupaten, kota dan pemerintahan desa.
Fungsi Bidang Kesejahteraan :
a) Penyiapan bahan rencana dan program pengawasan bidang
kesejahteraan sosial
b) Penyiapan bahan pelaksanaan dan pelayanan administrasi
pengawasan bidang pendidikan, kesehatan, sosial dan
47
ketenagakerjaan
c) Penyiapan bahan evaluasi hasil dan tindak lanjut pengawasan bidang
kesejahteraan sosial
d) Pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Badan.
i. Tugas Pokok Bidang Pendapatan :
Bidang Pendapatan mempunyai tugas pokok menyiapkan bahan rencana
dan program, fasilitasi dan pengkoordinasian, evaluasi dan tindak lanjut,
pelaporan pelaksanaan pengawasan bidang pendapatan, pelaksanaan,
pelayanan adminidtrasi dan teknis pengawasan bidang pajak daerah,
retribusi daerah dan pendapatan lain-lain, serta pelaksanaan, pengawasan
bidang pendapatan terhadap pemerintahan daerah kabupaten, kota dan
pemerintah desa.
Fungsi Bagian Pendapatan :
a) Penyiapan bahan rencana dan program pengawasan bidang
pendapatan
b) Penyiapan bahan pelaksanaan dan pelayanan administrasi
pengawasan bidang pajak daerah, retribusi daerah dan pendapatan
c) Penyiapan bahan evaluasi hasil dan tindak lanjut pengawasan bidang
pendapatan
d) Penyiapan bahan pelaporan pelaksanaan pengawasan bidang
pendapatan dan pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh
Kepala Badan.
48
4.Mekanisme Kerja Badan Pengawas Provinsi Jawa Tengah :
Badan Pengawas Provinsi Jawa Tengah merupakan lembaga yang
membantu dan bertanggung jawab kepada Gubernur dalam bidang
pengawasan. Badan Pengawas Provinsi Jawa Tengah dipimpin oleh Kepala
Badan yang membawahi seorang sekretaris dan 6 (enam) orang Kepala
Bidang. Sekretaris dalam melaksanakan tugasnya membawahi 3 (tiga) Sub
Bagian yaitu Sub Bagian Perencanaan dan Evaluasi, Sub Bagian
Kepegawaian, Sub Bagian Umum. Dalam melaksanakan tugasnya Sub
Bagian Kepegawaian membawahi 5 (lima) urusan, yaitu urusan Diklat atau
Bimbingan Belajar (BINTEK), urusan pensiun, urusan Pejabat Fungsional
Auditor (PFA), urusan pengiriman peserta Diklat ke Instansi Luar dan Pusat
Pengembangan Akuntansi dan Keuangan, urusan kenaikan pangkat. Untuk
lebih jelasnya struktur organisasi pada Badan Pengawas Jawa Tengah dapat
dilihat pada Lampiran 1.
B. HASIL PENELITIAN
1. Deskripsi Prosedur Pengelolaan Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada
Badan Pengawas Provinsi Jawa Tengah
Berdasarkan pengamatan dan wawancara penulis di lapangan
mengenai pengelolaan surat menyurat di Badan Pengawas Provinsi Jawa
Tengah, pengelolaan surat masuk dicatat dengan menggunakan buku
agenda, formulir Kartu Kendali Surat Masuk (KKSM) serta lembar
disposisi. Lembar disposisi digunakan untuk menginstruksikan atau
49
menginformasikan isi surat dinas. Bentuk surat yang sering digunakan
pada Kantor Badan Pengawas Provinsi Jawa Tengah adalah bentuk resmi,
surat yang masuk pada bagian Kepegawaian Badan Provinsi Jawa Tengah
yang memerlukan tindak lanjut dan pengarahan dari pimpinan adalah
surat-surat dinas penting yang perlu diketahui, apabila pelu dimintakan
pengarahan agar secepatnya dimintakan pengarahan agar terselesaikan,
contohnya surat yang memerlukan pangarahan yaitu pengiriman personil
PNS, surat penerimaan atau mutasi PNS, surat tugas belajar PNS.
Surat keluar dicatat menggunakan formulir Kartu Kendali Surat
Keluar (KKSK) dan buku agenda verbal. Surat dinas yang akan keluar di
bagian Kepegawaian sebelumnya diawali dengan pembuatan konsep surat
terlebih dahulu, setelah konsep disetujui oleh pimpinan yang berwenang
kemudian konsep diketik rangkap III dan dilampiri formulir Kartu
Kendali Surat Keluar (KKSK), kemudian surat dinas diagenda atau di catat
dalam buku verbal. Unit Pengolah bagian Kepegawaian memberikan
nomor, tanggal surat, cap dinas, setelah itu surat dinas ditandatangani oleh
pimpinan.
Sedangkan penyimpanannya surat masuk dan surat keluar di bagian
Kepegawaian Badan Pengawas Provinsi Jawa Tengah menggunakan
sistem pokok masalah (sistem subyek). Sistem pokok soal yaitu
penyimpanan arsip di dasarkan atas perihal surat (pokok soal surat).
Arsiparis terlebih dahulu perlu menentukan masalah-masalah yang
dihadapi dalam surat menyurat sehari-hari.
50
Contoh Pokok Masalah di Bagian Kepegawaian Badan Pengawas Provinsi
Jawa Tengah :
a. Perihal Urusan SPJ ( Surat Pejabat Fungsional ) dan Urusan Pejabat
Fungsional Auditor (PFA)
b. Perihal Bimbingan Belajar (BINTEK)
c. Perihal Surat Tugas Dinas PNS
d. Perihal Surat Tugas Belajar PNS
e. Perihal Surat Kenaikan Pangkat PNS
f. Perihal Penjagaan Pensiun PNS
g. Perihal Mutasi PNS
2. Prosedur Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar pada Bagian
Kepegawaian Badan Pengawas Provinsi Jawa Tengah
a. Surat Masuk pada Badan Pengawas Bagian Kepegawaian Provinsi
Jawa Tengah :
a) Penerima Surat
Surat masuk diterima oleh Unit Kearsipan yang tugasnya
meneliti kebenaran alamat surat, membubuhkan paraf,
mencantumkan nama, dan tanggal pada bukti penerimaan surat,
mensortir surat masuk berdasarkan kategori surat dinas yang boleh
dibuka, rahasia dan pribadi.
b) Pencatat Surat meliputi :
1) Surat Dinas non rahasia boleh dibuka, apabila alamat
pengirim tidak dicantumkan dalam surat dinas maka amplop
51
diikutsertakan bersama surat dinas, dan dicatat dalam buku
agenda dan dilengkapi Kartu Kendali Surat Masuk (KKSM)
rangkap 3 (tiga) (putih, kuning, dan merah). Surat Dinas dan
KKSM kemudian dilampirkan Lembar Disposisi rangkap dua
(putih dan kuning). Lembar Disposisi digunakan dengan
tujuan untuk menginstruksikan/menginformasikan isi surat
dinas apabila perlu adanya tindak lanjut.
2) Pencatatan Surat Rahasia dan Surat Pribadi di catat pada
buku agenda tersendiri dan dilengkapi Lembar Pengantar
rangkap dua (putih dan biru), Lembar Pengantar rangkap dua
diserahkan kepada Unit Pengolah yang sesuai dengan bagian
atau bidang masalahnya.
c) Pengendali Surat meliputi :
Surat dinas non rahasia, KKSM rangkap 3 (tiga) serta Lembar
Disposisi rangkap 2 (dua) diserahkan kepada pengarah surat yaitu
Pimpinan Unit Kearsipan untuk mendapat arahan disposisi surat.
d) Pengarah Surat meliputi :
Menerima surat dinas non rahasia serta KKSM rangkap 2 (dua)
warna merah dan kuning dan Lembar Disposisi rangkap dua dari
pengendali surat, kemudian meneliti kebenaran informasi surat
yang akan dimintakan disposisi kepada Pimpinan Badan Pengawas
Provinsi Jawa Tengah.
e) Pendistribusian meliputi :
52
Surat yang masuk telah dicatat dalam buku agenda, dan Kartu
Kendali Surat Masuk (KKSK) warna putih disimpan Unit
Kearsipan, KKSK warna kuning diparaf oleh bagian Kepegawaian
bahwa surat telah diterima, KKSK merah dan lembar disposisi
putih diberikan kepada unit Pengolah Kepegawaian sebagai arsip.
Unit Pengolah Surat Masuk di Bagian Kepegawaian melakukan kegiatan
sebagai berikut :
a) Menerima surat dinas non rahasia, Kartu Kendali Surat Masuk
(KKSM) merah, dan Lembar Disposisi putih dari petugas Unit
Kearsipan.
b) Meneliti surat dinas dan Lembar Disposisi serta KKSM yang
disampaikan petugas Unit Kearsipan tentang kebenaran bahwa surat
dinas tersebut ditujukan utuk bagian Kepegawaian.
c) Setelah membaca isi surat dinas dan Disposisinya kemudian Unit
Pengolah bagian Kepegawaian membubuhkan paraf.
d) Unit Pengolah bagian Kepegawaian melaksanakan tugas sesuai
instruksi / disposisi surat.
Pengelolaan surat masuk di Badan Pengawas Provinsi Jawa
Tengah secara desentralisasi yaitu setiap bagian mengolah surat
menyurat sendiri-sendiri sesuai dengan pokok masalah yang ada.
53
b. Prosedur Pengelolaan Surat Keluar di Unit Pengolah Bagian
Kepegawaian :
Prosedur Surat Keluar pada Badan Pengawas Provinsi Jawa
Tengah di lakukan secara sentralisasi melalui Unit Kearsipan.
Prosedur pengelolaan surat keluar di unit pengolah bagian
kepegawaian:
a) Melakukan pengetikan Net Konsep surat keluar yang dibuat oleh
petugas tata usaha bagian Kepegawaian.
b) Memintakan pengesahan surat keluar kepada pimpinan atau
sekretaris Badan Pengawas.
c) Memberikan penomeran Surat Keluar dan cap dinas kepada Unit
Kearsipan atau Sekretariat Umum.
d) Menyerahkan Surat Keluar kepada petugas Unit Kearsipan untuk
diproses pengendalian dan pengiriman ke alamat yang dituju.
e) Unit Pengolah Bagian Kepegawaian menerima pertinggal surat
keluar beserta Kartu Kendali Surat Keluar (KKSK) warna merah
dari petugas Unit Kearsipan, sedangkan Kartu Kendali Surat
Keluar warna kuning disimpan oleh Unit Kearsipan sebagai bukti
telah melaksanakan pengiriman surat keluar.
Prosedur Pengelolaan Surat Keluar di Pusatkan Unit Kearsipan :
a) Surat Keluar yang telah di proses oleh Unit Pengolah di Bagian
Kepegawaian dikirim ke Unit Kearsipan.
b) Unit Kearsipan menerima surat keluar yang sudah lengkap (bertanggal,
54
bernomor, mendapat pengesahan dari pimpinan atau sekretaris Badan
Pengawas, jumlah surat keluar sesuai dengan tujuannya)
c) Melakukan penomeran dan memberi cap dinas pada surat keluar
d) Mengecek kelengkapan surat keluar yang akan diproses pengiriman ke
alamat tujuan surat
e) Mencatat pengendalian surat keluar ke dalam buku verbal dilengkapi
dengan Kartu kendali Surat Keluar (KKSK)
f) Menyerahkan pertinggal surat beserta KKSK rangkap 3 (tiga) putih,
merah dan kuning. KKSK putih disipan oleh Unit Kearsipan dan
merah disimpan oleh Unit Pengolah bagian kepegawaian dan kuning
dibawa oleh petugas pengiriman surat dilengkapi Lembar Ekspedisi
surat keluar.
3. Cara mengarsip surat (surat masuk dan surat keluar) pada Bagian
Kepegawaian Badan Pengawas Provinsi Jawa Tengah agar pada saat
diperlukan dapat diketemukan kembali
Penataan arsip aktif sangat berperan penting dalam
penyelenggaraan administrasi, sehingga dapat memperlancar proses
kearsipan. Agar arsip tidak cepat rusak dan berjamur maka pemeliharaan
dan perawatan perlu dilindungi secara fisik dari kerusakan dan
kehancuran. Berdasarkan Keputusan Gubernur Jawa Tengah No. 110
Tahun 2003 tentang perawatan arsip di lingkungan Pemerintahan Provinsi
Jawa Tengah maka salah satu kegiatan dalam menjamin keslamatan dan
55
melestarikan keberadaan arsip ialah dengan melakukan kegiatan perawatan
arsip itu sendiri, sehingga perlu untuk dibuat suatu pedoman mengenai
pemeliharaan dan perawatan. Sistem penyimpanan arsip aktif pada Badan
Pengawas Provinsi Jawa Tengah didasarkan pada suatu sistem pokok surat
(Sistem Subyek). Tempat penyimpanan arsip aktif pada bagian
Kepegawaian Badan pengawas Provinsi Jawa Tengah menggunakan
Filling Cabinet. Surat yang masuk dan surat keluar di Bagian
Kepegawaian disimpan dalam satu ordner yang telah dibagi sesuai dengan
pokok suratnya, dimaksudkan agar apabila sewaktu-waktu dipelukan dapat
diketemukan kembali.
C. PEMBAHASAN
Untuk mendapatkan hasil penelitian yang baik dan sesuai dengan
tujuan yang ingin dicapai, maka diperlukan persiapan untuk mendapatkan data
yang akurat. Persiapan yang dilakukan antara lain dengan mengadakan survey
observasi pendahuluan untuk mengidentifikasikan permasalahan dan mencari
dokumen-dokumen serta literatur pendukung, sehingga dapat menyusun garis
besar penelitian. Pelaksanaan penelitian dalam rangka pengumpulan data
dilakukan sesuai dengan tehnik yang digunakan yaitu dengan observasi dan
wawancara secara langsung dilokasi penelitian.
Berdasarkan dari pengamatan dan wawancara penulis dilapangan
bahwa di Badan Pengawas Provinsi Jawa Tengah Unit Kearsipan pada
Badan Pengawas Provinsi Jawa Tengah mengelompokkan Surat Menyurat
56
sesuai Keputusan Gubernur No. 109 Tahun 2003 tentang Pedoman Surat
Menyurat Di Lingkungan Provinsi Jawa Tengah menjadi beberapa antara
lain :
a. Surat Dinas adalah alat komunikasi kedinasan dalam bentuk tertulis
yang mengikat atau tidak mengikat.
b. Surat Dinas Biasa adalah surat dinas yang isinya tidak mengikat, tidak
memerlukan tindak lanjut, tidak mengandung informasi penting dan
tidak mengandung konsepsi kebijaksanaan.
c. Surat Dinas Penting adalah surat dinas yang isinya mengikat,
memerlukan tindak lanjut, mengandung informasi penting dan berisi
konsepsi kebijaksanaan.
d. Surat Dinas Rahasia adalah surat dinas yang isinya memerlukan
perlindungan karena jika bocor akan mengurangi kredibilitas negara
dan menyulitkan berjalannya tugas-tugas kedinasan pada umummnya.
e Surat Pribadi adalah surat yang ditujukan kepada seorang PNS yang
menyebutkan nama tanpa menyebutkan jabatan yang bersangkutan.
Surat masuk di Badan Pengawas Provinsi Jawa Tengah dicatat
dengan menggunakan buku agenda dan dilengkapi Kartu Kendali Surat
Masuk (KKSM) rangkap 3 (tiga) (putih, kuning, dan merah). Kartu
Kendali warna kuning diparaf oleh bagian Kepegawaian bahwa surat
tersebut telah diterima, Sedangkan Surat dinas, KKSM merah dan lembar
disposisi diterima oleh unit pengolah surat bagian Kepegawaian untuk
57
diproses. Lembar Disposisi digunakan dengan tujuan untuk
menginstruksikan/ menginformasikan isi surat dinas.
Sedangkan surat keluar mengunakan sistem buku agenda verbal
dan dilengkapi formulir Kartu Kendali Surat Keluar (KKSK). Buku verbal
adalah buku agenda yang khusus dipakai untuk mencatat surat-surat dinas
resmi keluar (Tedjasutisna, dkk, 2000:177). Sedangkan penyimpanannya
menggunakan sistem pokok surat (sistem subyek).
1. Pengelolaan Surat Masuk Bagian Kepegawaian
Surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi
lain maupun perorangan, yang diterima melalui pos (kantor pos) maupun
yang diterima melalui kurir (pengirim surat) dengan menggunakan buku
pengiriman surat yaitu buku ekspedisi. (Wursanto, 1991: 108).
Pengelolaan surat masuk Badan Pengawas Provinsi Jawa Tengah
diawali dengan menerima surat dari pos, petugas surat (kurir) dan
facsimile yang disampaikan melalui Unit Kearsipan Badan Pengawas
Provinsi Jawa Tengah, surat terlebih dahulu disortir atau dipilah-pilah
dengan membuka amplop untuk mengetahui tujuan surat, baik surat dinas
non rahasia, penting, pribadi dan rahasia. Surat rahasia dan pribadi tidak
disortir tetapi langsung dicatat pada buku agenda surat masuk tersendiri,
dilengkapi Lembar Pengantar rangkap dua (putih dan biru), Lembar
Pengantar rangkap dua diserahkan kepada Unit Pengolah yang sesuai
dengan bagian atau bidang masalahnya dan langsung disampaikan kepada
pihak yang bersangkutan.
58
Sedangkan untuk surat dinas non rahasia meliputi surat dinas biasa
maka langsung dibuka untuk diketahui isi dari surat tersebut. Surat yang
masuk kemudian dicatat dalam buku agenda dan formulir Kartu Kendali
Surat Masuk (KKSM) rangkap 3 (tiga) (putih, kuning, dan merah). Surat
Dinas dan KKSM kemudian dilampirkan Lembar Disposisi rangkap dua
(putih dan kuning). Lembar Disposisi digunakan dengan tujuan untuk
menginstruksikan/ menginformasikan isi surat dinas.
Pengarah surat menerima surat dinas non rahasia serta KKSM
rangkap 2 (dua) warna merah dan kuning dan Lembar Disposisi rangkap
dua dari pengendali surat, kemudian meneliti kebenaran informasi surat
yang akan dimintakan disposisi kepada Pimpinan Badan Pengawas
Provinsi Jawa Tengah kemudian diserahkan kepada unit pengolah
kepegawaian, kegiatan selanjutnya mengantarkan surat kebagian-bagian
yang dituju. Apabila surat-surat tersebut sudah sampai pada bagian yang
dituju, maka pegawai yang menerima surat harus memberikan paraf pada
lembar KKSM warna kuning. Dalam penerimaan surat masuk hendaknya
Unit Pengolah bagian Kepegawaian mengecek dan meneliti kembali surat
yang telah diterimanya baik jumlah, isi dan urgensi penyelesaiannya agar
pengurusan administrasi berjalan lancar.
Prosedur Pengelolaan Surat Masuk menurut Ating Tedjasutisna,
dkk dalam bukunya Administrasi Kantor, prosedur pengelolaan surat
masuk yang baik hendaknya menggunakan langkah-langkah sebagai
berikut:
59
a. Penerimaan
Tugas penerimaan adalah :
1) Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk
2) Meneliti ketepatan alamat sipengirim surat,
3) Menggolongkan surat sesuai dengan urgensi penyelesaian surat
4) Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah
diterima.
b. Penyortiran
Penyortiran dapat dilakukan berdasarkan atas golongan surat biasa,
rutin dan rahasia. Penyortiran adalah kegiatan memisah-misahkan surat
untuk pengolahan lebih lanjut.
c. Pencatatan
Setelah surat dicatat distempel (cap) serta memeriksa ketepatan jenis
ataupun jumlah lampiran yang harus diterima maka langkah berikutnya
adalah melakukan pencatatan.
d. Mengagendakan surat masuk
Mengagendakan surat adalah kegiatan mencatat surat masuk dan surat
keluar kedalam nuku agenda (buku harian). Buku ini bisa disebut Buku
Agenda Masuk (Daily Mail Record). Petugasnya dinamakan agendaris
(mail clerk). Setiap surat masuk dicatat dan diberi nomor agenda surat
masuk.
e. Pengarahan dan penerusan
Surat-surat yang perlu diproses lebih lanjut, harus diarahkan dan
60
diteruskan kepada pejabat yang berhak mengolahnya.
f. Penyampaian surat
Penayampaian surat dilakukan oleh petugas pengarah atau ekspedisi
yang dilaksanakan dengan langkah- langkah sebagai berikut:
1) Surat yang sudah berdisposisi terlebih dahulu dicatat dalam buku
Ekspedisi Intern.
2) Menyampaikan surat terlebih dahulu melalui buku ekspedisi
kepada pejabat yang bersangkutan.
3) Petugas pengarah atau ekspedisi mengembalikannya kepada urusan
agenda untuk dicatat dalam buku pengarahan.
g. Penyimpanan berkas atau arsip surat masuk
Penyimpanan berkas atau arsip surat dari pimpinan dilakukan oleh
sekretaris dengan mempergunakan metode kearsipan yang berlaku
untuk kantor tersebut. (Tedjasutisna, dkk, 2000:167).
Dari hasil analisis antara teori dalam literatur dengan fakta yang
ada di Badan Pengawas Provinsi Jawa Tengah tentang pengelolaan surat
masuk tidak ada perbedaan yang begitu menonjol, dan ini dapat dilihat
dari aliran kerja pengelolaan surat masuk pada Unit Kearsipan sampai di
Unit Pengolah bagian Kepegawaian Badan Pengawas Provinsi Jawa
Tengah.
61
Unit Kearsipan
Unit Pengolah
Pencatat Pengarah
Penata
Arsip
Unit
Pengolah
Diproses
Gambar 3 Pengelolaan Surat Masuk (Kartu Kendali Surat Masuk )
Bagian Kepegawaian Badan Pengawas Provinsi Jawa Tengah
Keterangan :
S I = Kartu Kendali Surat Masuk (KKSM) warna putih
S II = KKSM warna merah
S III = KKSM warna kuning
S I
S II
S
III
S II
S I
S II
S
III
S III
62
Unit Kearsipan
Penerima Pencatat Pengarah Penata Arsip
Unit Pengolah
Gambar 4 Pengurusan surat masuk
Ating Tedjasutisna, dkk (2000:167)
LP II
Surat Biasa
LP II
LP I
LP II
Surat
Biasa
LPP II
LP II
63
LEMBAR DISPOSISI
BADAN PENGAWAS PROVINSI JAWA TENGAH
Nomor Surat
Tanggal Surat
Dari
Nomor Pencatatan Kendali
Diteruskan Tanggal dan Paraf Tanggal Penyelesaian
Kepada :
Isi Disposisi :
Kepada :
Isi Disposisi
Gambar 5 Contoh Lembar Disposisi
Bagian Kepegawaian Badan Pengawas Provinsi Jawa Tengah
( Sumber : Badan Pengawas Provinsi jawa Tengah)
LEMBAR PENGANTAR SURAT DINAS NON RAHASIA
BADAN PENGAWAS PROVINSI JATENG
KEPADA :
………………………………………………………..
NO. URUT ASAL SURAT TANGGAL NO. SURAT DINAS PERIHAL
Gambar 6 Contoh Lembar Pengantar Surat Non Rahasia
( Sumber : Badan Pengawas Provinsi Jawa Tengah)
64
2. Pengelolaan Surat Keluar (Penting/Segera/Sangat Segera)
Surat keluar adalah surat yang sudah lengkap (bertanggal,
bernomor, bersetempel dan telah ditandatangani oleh pejabat berwenang)
yang dibuat oleh suatu instansi kantor atau lembaga lain.(Wursanto, 1991:
144).
Pengelolaan surat keluar bagian Kepegawaian di Badan Pengawas
Provinsi Jawa Tengah diawali dengan pembuatan net atau konsep surat
setelah konsep disetujui oleh pimpinan yang berwenang kemudian konsep
surat diketik rangkap III dan dilampiri Kartu Kendali Surat Keluar
(KKSK), surat dinas diagendakan atau dicatat dalam buku verbal untuk
mendapatkan tandatangan oleh pimpinan. Setelah itu Unit Pengolah
bagian Kepegawaian Badan Pengawas Provinsi Jawa Tengah memberi
nomor, tanggal surat, dan cap dinas. Lembar I untuk dikirim ke alamat
yang dituju, lembar ke II diberikan kepada pencatat untuk disimpan dan
diarsipkan dan lembar ke III diberikan kepada unit pengolah dan
tembusan. Kartu Kendali Surat Keluar (KKSK) rangkap 3 (tiga) putih,
merah dan kuning. Setelah pengetikan alamat tujuan lalu diberi sampul
surat keluar yang dilakukan setelah surat dinyatakan lengkap dengan
atribut surat. Jika surat sudah dinyatakan lengkap dengan atribut surat,
maka surat langsung dikirim kepada yang dituju yang dilakukan oleh unti
kesekretariatan melalui pos, jasa pengiriman, atau kurir.
KKSK putih disimpan oleh Unit Kearsipan dan merah disimpan
oleh Unit Pengolah bagian kepegawaian dan kuning dibawa oleh petugas
65
pengiriman surat dilengkapi Lembar Ekspedisi surat keluar.
Prosedur Surat Keluar pada Badan Pengawas Provinsi Jawa
Tengah di lakukan secara sentralisasi melalui Unit Kearsipan Asas
sentralisasi adalah pelaksanaan pengelolaan surat menyurat bagi seluruh
organisasi yang dipusatkan di satu unit khusus, yaitu pusat penyimpanan
arsip. (Sedarmayati, 2003 : 21-23). Penyelesaian surat keluar (Penting /
Sangat Segera / Segera) di bagian Kepegawaian Badan Pengawas Provinsi
Jawa Tengah dilakukan dengan memprioritaskan penyelesaiannya dan
memperhatikan tingkat pengamanan dan tingkat penyelesaiannya, baik
pengetikan maupun pengirimannya.
a) Melakukan pengetikan Net Konsep surat keluar yang dibuat oleh
petugas tata usaha bagian Kepegawaian.
b) Memintakan pengesahan surat keluar kepada pimpinan atau sekretaris
Badan Pengawas.
c) Memintakan dan cap dinas kepada Unit Kearsipan.
d) Menyerahkan Surat Keluar kepada petugas Unit Kearsipan untuk
diproses pengendalian dan pengiriman ke alamat yang dituju.
e) Unit Pengolah Bagian Kepegawaian menerima pertinggal surat keluar
beserta Kartu Kendali Surat Keluar (KKSK) warna merah dari petugas
Unit Kearsipan, sedangkan Kartu Kendali Surat Keluar warna kuning
disimpan oleh Unit Kearsipan sebagai bukti telah melaksanakan
pengiriman surat keluar.
66
Kode Penomeran Surat Keluar Badan Pengawas Provinsi Jawa
Tengah adalah sebagai berikut :
000 = Umum
100 = Pemerintahan
200 = Politik
300 = Keamanan dan Ketertiban
400 = Kesejahteraan rakyat
500 = Perekonomian
600 = Pekerjaan Umum dan Ketenagaan
700 = Pengawasan
800 = Kepegawaian
900 = Keuangan
Contoh kerangka penomoran surat yang digunakan Badan
Pengawas Provinsi Jawa Tengah yaitu:
700/98/Pemth/2006
Keterangan:
100 = Kode Klasifikasi Bidang Pemerintahan
98 = Nomor Urut surat
Pemth = Bidang Pemerintahan
2006 = Tahun pembuatan surat
Penanganan surat keluar penting menurut Ating Tedjasutisna, dkk
dalam bukunya Administrasi Kantor, prosedur penanganan surat keluar
penting yang baik hendaknya menggunakan langkah-langkah sebagai
67
berikut:
a. Unit Pengolah bertugas
1) Membuat draft dan mengonsep surat untuk disetujui oleh
pimpinan.
2) Mengetik surat dengan membuat tindasan surat untuk diperiksa
oleh kepala tata usaha, untyuk diparaf lalu diteruskan kepada
pimpinan untuk ditandatangani.
3) Diserahkan kepada pencatat surat.
b. Pencatat surat bertugas :
1) Menerima surat serta dilampirkan dua KK,
2) Memberi nomor dan meneruskan kepada pengarah
c. Pengarah surat bertugas :
1) Menerima dan mengisi kartu kendali pada bagian/ kolom
indeks/subjek, dan kode.
2) Menyimpan dan meneruskan surat asli, tindasan, konsep surat
rangkap II dan III kepada petugas pengirim surat.
d. Pengirim surat bertugas :
1) Menerima surat asli dan tindasannya disertai kartu kendali II dan
III.
2) Memberi cap pada surat asli dan tindasannya
3) Melipat surat asli untuk dimasukkan kedalam amplop, untuk
selanjutnya tindasan dan KK II diteruskan kepada penata arsip.
e. Penata arsip bertugas menerima kartu kendali yang telah diparaf oleh
68
unit pengolah (KK II), demikian pula KK IIII disimpan, selanjutnya
KK II diserahkan kepada unit pengolah agar dapat diketahui bahwa
tembusan telah diserahkan ke bagian penata arsip
Dari hasil analisis antara teori dalam literatur dengan fakta yang
ada tentang penanganan surat keluar Penting tidak ada perbedaan yang
cukup banyak, dan ini dapat dilihat dari perbandingan aliran kerja
penanganan surat keluar (Penting / Segera / Sangat Segera) di bagian
Kepegawaian badan Pengawas Provinsi Jawa Tengah.
69
Unit Kearsipan
Unit Pengolah
Pencatat Pengarah Penata Arsip
Ekspedisi
Gambar 7
Pengelolaan surat keluar (Penting / Segera / Sangat Segera)
Bagian Kepegawaian ( Sumber :Badan Pengawas Jawa Tengah)
Keterangan :
KKSK I = warna putih
KKSK II = warna merah
KKSK III = warna kuning
Tindasan
Asli
Tindasan
KKSK
III
KKSK
III
Tembusan
Asli
KKSK III
KKSK II
KKSK
I
KKSK
I
KKSK
I
KKS
III Surat Asli
Dikirim
Tembusan
Asli
KKSK
III
KKS
K II
KKSK
I
Tindasan
Asli
KK
SKIII
KKSK
II
70
3. Tata Cara Mengarsip Surat di Bagian Kepegawaian
Cara mengarsip surat yang baik yaitu apabila dibutuhkan sewaktuwaktu
dibutuhkan dapat di ketemukan dengan mudah cepat dan tepat, serta
pengambilan dan pengembalian di tempat penyimpanan dapat di lakukan
dengan mudah ( The Liang Gie,2000:118). Penyimpanan arsip di bagian
kepegawaian Badan Pengawas Provinsi Jawa Tengah dengan
menggunakan sistem pokok soal yaitu penyimpanan arsip di dasarkan atas
perihal surat (pokok soal surat). Arsiparis terlebih dahulu perlu
menentukan masalah-masalah yang dihadapi dalam surat menyurat seharihari.
Contoh Pokok Masalah di Bagian Kepegawaian badan Pengawas Provinsi
Jawa Tengah :
h. Perihal Urusan SPJ ( Surat Pejabat Fungsional ) dan urusan Pejabat
Fungsional Auditor (PFA)
i. Perihal Bimbingan Belajar (BINTEK)
j. Perihal Surat Tugas Dinas PNS
k. Perihal Surat Tugas Belajar PNS
l. Perihal Surat Kenaikan Pangkat PNS
m. Perihal Penjagaan Pensiun PNS
71
4. Kendala-kendala yang dihadapi dalam pengelolaan surat di Bagian
Kepegawaian
Kenyataan dilapangan dalam pengelolaan surat bagian kepegawaian
Badan Pengawas Provinsi Jawa Tengah telah sesuai antara teori dan
praktek dalam peminjaman surat masuk menggunakan bon pijam arsip
tetapi terkadang penyimpanan surat sering tidak sesuai dengan pokok
masalah, hal ini di karenakan peminjam sering mengembalikan surat
sendiri tanpa memberi tahu pada unit pengolah bahwa arsip telah
dikembalikan. Unit Pengolah surat pada bagian Kepegawaian Badan
Pengawas Provinsi Jawa Tengah perlu ditambah agar dalam pengelolaan
surat masuk dapat cepat dan efisiensi waktu. Sarana dan prasarana seperti
Filling Cabinet, Ordner, lemari arsip perlu ditambah, agar penataan dan
perawatan arsip dapat mudah dilakukan, dan mudah di pantau sehingga
arsip dapat mudah diketemukan kembali pada waktu dibutuhkan.
72
BAB V
PENUTUP
A. SIMPULAN
Dari hasil penelitian dan pendiskripsian yang peneliti lakukan
mengenai Prosedur Pengelolaan Surat Masuk dan Keluar pada bagian
Kepegawaian Badan Pengawas Provinsi Jawa Tengah, maka peneliti dapat
menarik kesimpulan sebagai berikut :
1. Prosedur pengelolaan surat masuk pada bagian Kepegawaian Badan
Pengawas Provinsi Jawa Tengah melalui beberapa tahap yaitu surat masuk
diterima oleh Unit Kearsipan yang tugasnya meneliti kebenaran alamat, isi
surat dan menggolongkan surat sesuai dengan urgensi permasalahanya,
kemudian surat tersebut dicatat pada buku agenda surat masuk, Kartu
Kendali Surat Masuk (KKSM) di proses oleh Unit pengolah masingmasing
misalnya surat yang ditangani oleh Bagian Kepegawaian, yaitu
surat pengiriman peserta Diklat, pengembangan dan penelitian di instansi
luar, Pegawai yang ditunjuk untuk mengikuti seminar di Badan
Kepegawaian Daerah. Apabila surat dinas tersebut perlu ditindak lanjuti
maka mempergunakan lembar disposisi.
2. Surat keluar pada bagian Kepegawaian Badan Pengawas Provinsi Jawa
Tengah melalui beberapa tahap surat dikonsep terlebih dahulu oleh
pegawai unit pengolah bagian Kepegawaian, dimintakan persetujuan oleh
pimpinan apabila telah disetujui diketik dan dimintakan tandatangan
73
setelah itu diberi cap dinas atau stempel dan dilampirkan KKSK ( Kartu
Kendali Surat Keluar) ditulis pada buku verbal. KKSK warna kuning
dibawa oleh petugas surat sebagai bukti bahwa surat dikirim, warna putih
disimpan Unit Kearsipan dan pertinggal surat dan KKSK warna merah
disimpan oleh Unit Pengolah.
3. Sistem penyimpanan surat masuk dan surat yang keluar pada Bagian
Kepegawaian Badan Pengawas Provinsi Jawa Tengah menggunakan
sistem pokok soal (sistem subyek), yang telah ditentukan oleh Pemerintah
Pusat sedangkan sarana prasarana yang di gunakan untuk penyimpanan
menggunakan filling cabinet.
B. SARAN
1. Pengelolaan surat bagian Kepegawaian Badan Pengawas Provinsi Jawa
Tengah hendaknya unit pengolah perlu melakukan pengendalian dan
mengontrol surat masuk yang ditujukan di Bagian Kepegawaian, sehingga
pada saat pengolahan surat dapat lebih teliti dalam penerimaan surat perlu
menghitung dan meneliti jumlah, alamat yang ditujukan.
2. Pegawai unit pengolah di bagian kepegawaian Badan Pengawas Provinsi
Jawa Tengah kurang memperhatikan penyimpanan surat sehingga terdapat
surat yang tidak menjadi satu dengan ordner, melainkan surat yang perihal
surat (subyek) berbeda menjadi satu karena pengembalian arsip yang
tidak sesuai.
74
3. Hendaknya Badan Pengawas Provinsi Jawa Tengah perlu memberikan
pelatihan, ketrampilan kepada semua pegawai Unit Pengolah setiap bagian
yang bertujuan agar pegawai lebih terampil dan lebih teliti.

1 komentar:

Nurul Dyah S mengatakan...

permisi, mau tanya. referensi buku milik MOEKIYAT tahun 1984 judul buku beserta penerbit apa ya??? thanks...

Poskan Komentar